Tijdens het digitale tijdperk blijft de telefoon een betoverend instrument om in contact te komen met klanten. Het voeren van een klantvriendelijk telefoongesprek is als het uitvoeren van een magische truc – het kan het verschil maken tussen een tevreden klant die blijft hangen en een teleurgestelde klant die verdwijnt als een konijn in een hoed. In dit artikel zullen we de tips onthullen over hoe je een klantvriendelijk telefoongesprek kunt voeren.

     1. Begroet met een glimlach

Zelfs als de klant je glimlach niet kan zien, kan je vriendelijke en positieve stem als een magische spreuk werken. Begin het gesprek met een sprankelende groet, zoals “Goedemorgen” of “Goedemiddag”, gevolgd door een betoverende introductie van jezelf en je bedrijf. Je klant zal zich direct welkom voelen.

     2. Luister aandachtig en toon empathie

Luister met buitengewone aandacht naar de klant. Toon empathie door je in te leven in hun situatie en eventuele frustraties. Laat de klant zijn of haar verhaal vertellen zonder onderbrekingen en stel af en toe een goede vraag om een dieper inzicht te krijgen in het probleem of de vraag. Je klant zal zich oprecht gehoord voelen.

      3. Blijf kalm

Sommige klanten kunnen als vuurspuwende draken zijn wanneer ze contact met je opnemen om hun onvrede te uiten. Maar jij laat je niet uit het veld slaan. Blijf kalm en beheers je terwijl je naar de klant luistert. Laat de klant zijn of haar verhaal afmaken voordat je met een magische oplossing komt. Met jouw kalmte kun je de situatie kalmeren en de klantgerichte service bieden die nodig is.

      4. Betover met oplossingen en follow-up

Na het ontrafelen van het probleem of de vraag van de klant, onthul je de oplossing of bied je opties aan. Wees proactief en toon initiatief om de klant te helpen. Zorg ervoor dat je de klant op de hoogte houdt van de volgende stappen en eventuele vervolgacties. Als er follow-up nodig is, zoals het bezorgen van een antwoord, zorg er dan voor dat je dit binnen de afgesproken tijd doet.

     5. Sluit het gesprek netjes af
Zorg ervoor dat de klant met een tevreden gevoel ophangt. Heeft de klant nog vragen? Zorg voor een korte samenvatting van het gesprek zodat de klant precies weet waar ‘ie aan toe is.

Werk je al in de klantcontactbranche? Dan hopen we dat onze tips je helpen! Ben je nog op zoek naar een leuke baan? Solliciteer dan bij Callsolution: wij hebben de tofste vacatures in de klantcontact branche. Check hier onze vacatures.